Auto de infração do trabalho: como a empresa apresenta defesa administrativa

Por Pedro de Queiroz — advogado, OAB/SC 13.903

Em 2024, a Justiça do Trabalho de Santa Catarina pagou R$ 1,5 bilhão em ações trabalhistas, metade por acordo. O número mede um caminho só: o que começa quando um empregado reclama. Existe outro, que não passa por vara nenhuma — o auditor-fiscal do trabalho visita o estabelecimento, constata o descumprimento de uma norma e lavra o auto de infração. Daí em diante corre um processo administrativo escrito, decidido pelo próprio órgão que autuou, com multa devida ao poder público, não ao trabalhador. Na prática, esse processo se decide por uma data e por um conjunto de documentos, e é por isso que a primeira pergunta de um advogado trabalhista em Florianópolis diante de um auto costuma ser em que dia a empresa tomou ciência dele.

Este texto é para quem responde por uma empresa em Florianópolis ou na Grande Florianópolis — sócio, gestor de RH, contador — e recebeu um auto de infração ou uma notificação da fiscalização do trabalho. Ele trata do prazo que corre, do que a defesa discute, das irregularidades que mais rendem autuação e do que reunir antes de escrever.

O que é um auto de infração do trabalho e por que ele chegou sem processo?

Auto de infração é ato do auditor-fiscal que constata descumprimento de norma trabalhista e instaura processo administrativo com multa, sem depender de reclamação de empregado.

A fiscalização do trabalho não julga conflito entre empresa e empregado. Ela verifica o cumprimento de normas — registro, jornada, segurança e saúde, recolhimentos — e documenta o que encontra. O auto descreve o fato, indica o dispositivo tido por violado e enquadra a conduta. É esse enquadramento, e não a impressão do inspetor, que a defesa enfrenta.

Duas consequências práticas nascem daí. A primeira: ninguém precisa ter reclamado. Denúncia, acidente comunicado, cruzamento de dados do eSocial ou a inclusão do setor em um programa de fiscalização bastam para a visita acontecer. A segunda: a multa não repara ninguém — pune o descumprimento de uma obrigação legal. Uma empresa pode estar em dia com todos os seus empregados, sem nenhuma ação na Justiça do Trabalho, e ainda assim ser autuada por não ter um documento datado. O caminho judicial, com audiência, prova oral e sentença, está no guia sobre o processo trabalhista; o administrativo não tem nada disso.

Quanto tempo a empresa tem para apresentar a defesa?

O prazo corre da ciência do auto, é fixado em lei e não se suspende por negociação: perdido, a multa segue para julgamento sem contraditório.

É a parte mais simples e a mais fatal. O prazo de defesa é contado em dias e começa quando a empresa toma ciência do auto, por entrega no estabelecimento, por via postal ou eletrônica. Nenhuma conversa com o auditor e nenhuma promessa de regularização suspendem essa contagem.

Três verificações no primeiro dia:

• A data e a forma da ciência. Quem recebeu o documento, em que qualidade e quando. Auto entregue a um funcionário do balcão e esquecido na gaveta é o começo mais comum de uma defesa perdida.
• A identificação da autuada. Razão social, CNPJ do estabelecimento fiscalizado, endereço. Empresa com várias inscrições costuma receber o auto no lugar errado.
• O dispositivo enquadrado. Antes de discutir o fato, é preciso ler qual norma a fiscalização diz que foi descumprida e se ela alcança aquela empresa, naquele porte e naquela atividade.

A defesa é escrita e dirigida ao órgão que fiscalizou. Não há audiência para explicar: o que não estiver no papel, com documento anexo, não entra na decisão.

O que a defesa administrativa discute?

Discute o enquadramento legal, os fatos descritos pelo auditor, a validade formal do auto e as circunstâncias que reduzem ou afastam a penalidade.

Negar o fato sem documento raramente muda alguma coisa. O que costuma alterar o resultado é demonstrar uma de quatro coisas: que a norma não se aplica àquela empresa; que o documento exigido existia na data da fiscalização; que a conduta descrita não corresponde ao dispositivo enquadrado; ou que houve vício na lavratura.

A primeira hipótese aparece mais do que se imagina, porque várias normas graduam a exigência pelo porte e pelo risco da atividade. A NR-1 dispensa o microempreendedor individual de elaborar o Programa de Gerenciamento de Riscos e dispensa também microempresas e empresas de pequeno porte de graus de risco 1 e 2 que, no levantamento preliminar, não identificarem exposição a agentes físicos, químicos e biológicos e declararem as informações digitais exigidas (itens 1.8.1 e 1.8.4). A dispensa, porém, alcança apenas o PGR: a avaliação ergonômica preliminar prevista na NR-17 continua exigível, e quem contrata MEI precisa incluí-lo nas próprias ações de prevenção (item 1.8.1.1). Ler o item da norma antes de responder é o que separa uma defesa de enquadramento de um pedido de clemência.

A segunda hipótese é questão de prova documental datada. Nesse ponto o Ministério do Trabalho e Emprego já registrou, por escrito, algo que a empresa pode usar: a ausência de fatores de risco psicossociais no inventário de riscos não constitui, por si só, irregularidade, desde que a organização demonstre de forma tecnicamente fundamentada a metodologia, os critérios e as evidências que usou para afastar esses fatores. O mesmo material adverte que questionário padronizado não é, isoladamente, evidência suficiente da gestão desses riscos. O que se leva ao processo não é a intenção: é o método registrado e datado.

Quais irregularidades mais rendem auto de infração?

Registro de empregado fora do prazo do eSocial, ponto eletrônico adulterado, documentos do PGR ausentes e verbas rescisórias pagas com atraso.

São obrigações com prazo certo e prova objetiva, exatamente o tipo de coisa que se verifica em uma tarde de fiscalização.

• Registro e admissão. O registro de empregados é feito pelo eSocial, e as informações da admissão devem ser prestadas até o dia anterior ao início das atividades; as anotações na CTPS Digital têm prazo de até cinco dias úteis contados da admissão (Portaria MTP nº 671/2021, arts. 13, 14, I, e 15, I). O evento de desligamento tem prazo de até dez dias, contados do desligamento.
• Controle de jornada. O sistema de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações. A norma proíbe restrição de horário para marcar, marcação automática por horário predeterminado, exigência de autorização prévia para sobrejornada e qualquer dispositivo que permita alterar o dado registrado pelo empregado (Portaria MTP nº 671/2021, art. 74). Uma distinção que o próprio Ministério do Trabalho e Emprego explicita muda enquadramentos: o registro por exceção pode ser autorizado por acordo individual escrito, enquanto o registrador alternativo (REP-A) só é válido com previsão em norma coletiva.
• Segurança e saúde. O PGR deve conter, no mínimo, inventário de riscos e plano de ação, datados e assinados, sempre disponíveis aos trabalhadores, aos sindicatos e à Inspeção do Trabalho (NR-1, itens 1.5.7.1 a 1.5.7.2.1); o histórico das atualizações do inventário é guardado por no mínimo vinte anos. A omissão na identificação, avaliação e controle dos riscos ergonômicos, incluídos os psicossociais, pode gerar auto de infração, notificação e exigência de adequação, inclusive com base no art. 201 da CLT.
• Rescisão e recolhimentos. O atraso no pagamento das verbas rescisórias sujeita o empregador à multa em favor do empregado e, ao lado dela, a multa administrativa por trabalhador (CLT, art. 477, § 8º). O FGTS mensal vence no dia 20 do mês seguinte e, não havendo expediente bancário nessa data, o recolhimento é antecipado para o dia útil imediatamente anterior (Lei 8.036/1990, art. 15, na redação da Lei 14.438/2022); o recolhimento rescisório segue prazo próprio. A comunicação de acidente do trabalho deve ser feita até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato, sob pena de multa (Lei 8.213/91, art. 22).
• Obrigações mais recentes. Empresas com cem ou mais empregados publicam relatório semestral de transparência salarial, e o descumprimento sujeita a multa administrativa de até 3% da folha de salários, limitada a cem salários mínimos (Lei 14.611/2023, art. 5º, § 3º). Empresas com CIPA devem manter regras de conduta sobre assédio, canal de denúncia com anonimato e capacitação a cada doze meses (Lei 14.457/2022, art. 23).

A fiscalização precisa orientar antes de multar?

Em hipóteses previstas em lei aplica-se o critério de dupla visita: a primeira orienta e notifica; a segunda, constatada a persistência, autua.

O critério existe sobretudo para normas novas e para empresas de menor porte, e o episódio mais recente mostra como ele funciona e como ele termina. Em perguntas e respostas divulgadas em abril de 2026, o Ministério do Trabalho e Emprego registrou que o novo texto da NR-1, que passou a exigir a gestão dos riscos psicossociais, entrou em vigor em 26 de maio de 2026 e que, nos noventa dias seguintes, a Inspeção do Trabalho tenderia a priorizar orientação, instrução e notificação; decorrido esse período, constatado o descumprimento, poderiam ser adotadas as medidas administrativas cabíveis, inclusive autos de infração.

Esses noventa dias venceram em agosto de 2026. Não há, hoje, carência a invocar quanto a essa norma: a fase orientativa acabou. Daí tratar a primeira visita como parte da defesa — guardar a notificação, cumprir o que ela exigiu e datar o cumprimento é o que se apresenta se o auditor voltar.

Cabe recurso da decisão que mantém a multa?

Cabe recurso administrativo à instância superior do próprio órgão, com prazo próprio; esgotada a via administrativa, a multa é inscrita e cobrada como débito público.

A decisão de primeira instância administrativa não encerra o assunto. Há recurso para a autoridade superior, também escrito e também com prazo contado da ciência. Só depois de esgotada essa via a penalidade se consolida e passa a ser cobrada como débito do poder público, com os efeitos que uma inscrição desse tipo produz na regularidade da empresa perante a Administração.

Vale separar duas coisas. O processo administrativo discute a multa; a reclamação trabalhista discute o direito de um empregado. São vias independentes, com partes e objeto diferentes. Isso não as torna indiferentes entre si: o auto descreve fatos apurados por agente público dentro do estabelecimento, e nada impede que um reclamante o junte à sua ação — razão para guardá-lo junto com os documentos que sustentam a resposta quando a empresa é citada em uma reclamação trabalhista. A defesa administrativa não é, portanto, um trâmite menor.

Que documentos a empresa reúne antes de escrever a defesa?

Reúne o auto, o comprovante de ciência, o termo de notificação anterior, os documentos exigidos pela norma autuada e a prova de sua data.

Na ordem em que costumam ser pedidos:

1. O auto de infração integral, com todos os itens autuados — uma visita pode gerar mais de um — e o comprovante da ciência, com data e identificação de quem recebeu.
2. O termo de notificação anterior, se houve visita prévia, com a prova do que foi cumprido depois dela e quando.
3. Os documentos da norma enquadrada: inventário de riscos e plano de ação assinados e datados; espelhos e arquivos originais do ponto; comprovantes de entrega de EPI; ficha de registro e os eventos do eSocial correspondentes.
4. A prova da data. Documento sem data, sem assinatura ou gerado depois da fiscalização enfraquece a defesa em vez de sustentá-la. Protocolos do eSocial, registros do ponto e o histórico do inventário de riscos servem a isso.
5. Os dados de porte e enquadramento: número de empregados no estabelecimento, grau de risco da atividade, condição de microempresa ou empresa de pequeno porte. É o que sustenta a discussão sobre a aplicabilidade da norma.
6. Os instrumentos coletivos vigentes, quando a autuação envolve jornada, registro de ponto ou intervalo: parte dessas matérias depende do que a norma coletiva autoriza.

O calendário manda no resto. Quando a empresa descobre o auto, o prazo já está correndo, e o material que sustenta a resposta não está no processo: está na contabilidade, no sistema de ponto e na pasta de segurança do trabalho. Vale começar a coleta no mesmo dia e anotar a data da ciência em lugar visível. Para quem ainda não recebeu visita, a organização preventiva desses mesmos documentos está descrita no texto sobre como evitar ações trabalhistas.